Obowiązkowy krajowy system e‑faktur (KSeF) od 2026 r. – jak się przygotować?

Od 1 luty 2026 r. Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązkowy, centralny system e‑faktur – Krajowy System e‑Faktur (KSeF).
Jest to element nowelizacji ustawy o VAT, którego celem jest:

•  Ujednolicenie i pełny elektroniczny obiegu faktur;
•  Usprawnienie kontroli podatkowej oraz zmniejszenie ryzyka oszustw;

Dla korporacji taxi i taksówkarzy, KSeF oznacza koniec „papierowych” faktur i tradycyjnego wystawiania paragonów z NIP, które nie będą już uznawane jako dokumenty podatkowe w obrocie B2B.

Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Termin	Kto musi wystawiać i odbierać faktury w KSeF
1 lutego 2026 r.	Przedsiębiorcy, których roczna wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia faktury za paliwo i inne koszty mogą być dostępne tylko w KSeF. Dlatego konto/dostęp do KSeF należy posiadać już od tej daty, aby móc odliczać koszty
1 kwietnia 2026 r.	Wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) oraz małe i średnie firmy – czyli także korporacje taxi i kierowcy taksówek. Od tego dnia wszystkie faktury przychodowe wystawiamy w KSeF. Dotyczy to również zwolnionych z VAT.
1 stycznia 2027 r.	Obowiązek umieszczania numeru KSeF w przelewie za fakturę (do tej daty kary są odraczane).

Uwaga: do końca 2026 r. organy skarbowe nie będą nakładały kar za wprowadzenie błędów w systemie – jest to tzw. okres przejściowy.

Jak się zalogować? – profil zaufany i inne metody uwierzytelniania

Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi się uwierzytelnić. Dostępne sposoby:

Metoda	Co to jest i jak ją uzyskać
Profil zaufany (ePUAP)	Bezpłatny elektroniczny podpis do kontaktów z urzędami. Zakłada się go w serwisie pz.gov.pl – potrzebny jest numer PESEL oraz weryfikacja tożsamości (np. w banku lub osobiście w urzędzie).
Podpis kwalifikowany	Elektroniczny podpis równoznaczny z podpisem odręcznym, wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. certyfikat podpisu kwalifikowanego na smart‑card lub w aplikacji).
Certyfikat KSeF	Specjalny certyfikat wystawiany przez Ministerstwo Finansów, używany głównie przez integratorów, biura księgowe i duże podmioty.

Dla taksówkarza na JDG najprostsza opcja to profil zaufany. Po jego aktywacji można zalogować się do aplikacji mobilnej KSeF (udostępnionej przez MF) lub do platformy internetowej.

W przypadku spółek najpierw podmiot musi nadać uprawnienia osobie fizycznej. Może to zrobić na papierowym formularzu lub poprzez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

Dlaczego nie można pracować „jak dawniej”?

1. Brak uznania faktur wystawionych poza KSeF – od 1 kwietnia 2026 r. faktury w formie papierowej lub w innych systemach e‑faktur nie będą uznawane jako dowód księgowy w transakcjach B2B. Nie uwzględnimy ich jako koszty.
2. Łamanie prawa podatkowego – kontynuowanie starego sposobu rozliczania (np. wystawianie paragonów z NIP, ręczne przesyłanie PDF‑ów do kontrahentów) będzie traktowane jako niedopełnienie obowiązku podatkowego i może skutkować sankcjami po 2026 r.
3. Utrata możliwości odliczenia VAT – faktura niezaksięgowana w KSeF nie zostanie przyjęta jako podstawa do odliczenia naliczonego podatku.
4. Ryzyko kontroli i kar – po okresie przejściowym organy skarbowe będą mogły wymierzyć kary za brak prawidłowych e‑faktur, a także za niewłaściwe oznaczenie numeru KSeF w przelewach.

Krok po kroku: jak przygotować się do KSeF?

1. Zdobądź profil zaufany – wejdź na pz.gov.pl, zweryfikuj tożsamość i aktywuj usługę.
2. Zainstaluj aplikację KSeF – dostępna w Google Play, App Store lub w przeglądarce; logowanie odbywa się przy użyciu profilu zaufanego.
3. Sprawdź integrację z programem księgowym – wiele programów księgowych ma już wbudowaną funkcję “wysyłka do KSeF”. Jeśli Twój program tego nie obsługuje skorzystaj bezpośrednio z aplikacji Urzędu Skarbowego lub zmień program.
4. Przećwicz wystawianie faktury w KSeF – wyślij w systemie w wersji testowej/demo fakturę do własnego numeru NIP lub do partnera, aby sprawdzić poprawność danych i numeru KSeF.
5. Zapoznaj się z wytycznymi MF – regularnie sprawdzaj aktualizacje na stronie ksef.podatki.gov.pl (np. planowane przerwy techniczne w styczniu 2026 r.).

Gdzie szukać pomocy?

• Ministerstwo Finansów – sekcja KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl – instrukcje, FAQ, wersje aplikacji.
• Platforma ePUAP – pomoc przy zakładaniu profilu zaufanego na stronie pz.gov.pl
• Księgowy lub doradca podatkowy

Podsumowanie

KSeF to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny, ale także szansa na zautomatyzowanie rozliczeń, szybkie wystawianie faktur i uniknięcie błędów podatkowych. Dla taksówkarzy kluczowe będzie:

• Uzyskanie profilu zaufanego (lub innej metody uwierzytelnienia);
• Wdrożenie systemu wystawiania faktur w KSeF (aplikacja urzędu lub integracja z programem księgowym);
• Zapewnienie, że wszystkie przyjęte płatności B2B są udokumentowane fakturą KSeF;
• Unikanie tradycyjnego papierowego rozliczania, które po kwietniu 2026 r. będzie niezgodne z prawem.

Rozpocznij przygotowania już dziś – dzięki temu w 2026 r. przejdziesz płynnie na nowy, cyfrowy standard i unikniesz ryzyka kar oraz utraty prawa do odliczenia VAT.

Żadna z informacji znajdujących się na tej stronie internetowej nie stanowi porady prawnej lub podatkowej. W celu zasięgnięcia porady w Twojej indywidualnej sytuacji, skontaktuj się z odpowiednim doradcą.