Obowiązkowy krajowy system e‑faktur (KSeF) od 2026 r. – jak się przygotować?

Od 1 luty 2026 r. Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązkowy, centralny system e‑faktur – Krajowy System e‑Faktur (KSeF).
Jest to element nowelizacji ustawy o VAT, którego celem jest:

•  Ujednolicenie i pełny elektroniczny obiegu faktur.
•  Usprawnienie kontroli podatkowej oraz zmniejszenie ryzyka oszustw.

Dla korporacji taxi i kierowców, KSeF oznacza koniec „papierowych” faktur i tradycyjnego wystawiania paragonów z NIP, które nie będą już uznawane jako dokumenty podatkowe w obrocie B2B.

Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Termin	Kto musi wystawiać i odbierać faktury w KSeF
1 lutego 2026 r.	Przedsiębiorcy, których roczna wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia faktury za paliwo i inne koszty mogą być dostępne tylko w KSeF. Dlatego konto/dostęp do KSeF należy posiadać już od tej daty, aby móc odliczać koszty.
1 kwietnia 2026 r.	Wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) oraz małe i średnie firmy – czyli także korporacje taxi i kierowcy taksówek. Od tego dnia wszystkie faktury przychodowe wystawiamy w KSeF. Dotyczy to również zwolnionych z VAT.
1 stycznia 2027 r.	Obowiązek umieszczania numeru KSeF w przelewie za fakturę (do tej daty kary są odraczane).

Uwaga: do końca 2026 r. organy skarbowe nie będą nakładały kar za błędy w systemie KSeF – jest to tzw. okres przejściowy.

Jak się zalogować? – profil zaufany i inne metody uwierzytelniania

Aby korzystać z KSeF, każdy użytkownik musi się uwierzytelnić. Dostępne sposoby:

Metoda	Co to jest i jak ją uzyskać
Profil zaufany (ePUAP)	Bezpłatny elektroniczny podpis do kontaktów z urzędami. Zakłada się go w serwisie pz.gov.pl – potrzebny jest numer PESEL oraz weryfikacja tożsamości (np. w banku lub osobiście w urzędzie).
Podpis kwalifikowany	Elektroniczny podpis równoznaczny z podpisem odręcznym, wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. certyfikat podpisu kwalifikowanego na smart‑card lub w aplikacji).
Certyfikat KSeF	Specjalny certyfikat wystawiany przez Ministerstwo Finansów, używany głównie przez integratorów, biura księgowe i duże podmioty.

Dla kierowcy taxi na JDG najprostsza opcja to profil zaufany. Po jego aktywacji można zalogować się do aplikacji mobilnej KSeF (udostępnionej przez MF) lub do platformy internetowej.

W przypadku spółek najpierw podmiot musi nadać uprawnienia osobie fizycznej. Może to zrobić na papierowym formularzu (ZAW-FA) lub poprzez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

Dlaczego nie można pracować „jak dawniej”?

1. Brak uznania faktur wystawionych poza KSeF – od 1 kwietnia 2026 r. faktury w formie papierowej lub w innych systemach e‑faktur nie będą uznawane jako dowód księgowy w transakcjach B2B. Nie uwzględnimy ich jako koszty.
2. Łamanie prawa podatkowego – kontynuowanie starego sposobu rozliczania (np. wystawianie paragonów z NIP, ręczne przesyłanie PDF‑ów do kontrahentów) będzie traktowane jako niedopełnienie obowiązku podatkowego i może skutkować sankcjami po 2026 r.
3. Utrata możliwości odliczenia VAT – faktura niezaksięgowana w KSeF nie zostanie przyjęta jako podstawa do odliczenia naliczonego podatku.
4. Ryzyko kontroli i kar – po okresie przejściowym organy skarbowe będą mogły wymierzyć kary za brak prawidłowych e‑faktur, a także za niewłaściwe oznaczenie numeru KSeF w przelewach.

Krok po kroku: jak przygotować się do KSeF?

1. Zdobądź profil zaufany – wejdź na pz.gov.pl, zweryfikuj tożsamość i aktywuj usługę.
2. Zainstaluj aplikację KSeF – dostępna w Google Play, App Store lub w przeglądarce; logowanie odbywa się przy użyciu profilu zaufanego.
3. Sprawdź integrację z programem księgowym – wiele programów księgowych ma już wbudowaną funkcję “wysyłka do KSeF”. Jeśli Twój program tego nie obsługuje skorzystaj bezpośrednio z aplikacji Urzędu Skarbowego lub zmień program.
4. Przećwicz wystawianie faktury w KSeF – wyślij w systemie w wersji testowej/demo fakturę do własnego numeru NIP lub do partnera, aby sprawdzić poprawność danych i numeru KSeF.
5. Zapoznaj się z wytycznymi MF – regularnie sprawdzaj aktualizacje na stronie ksef.podatki.gov.pl (np. planowane przerwy techniczne w styczniu 2026 r.).

Gdzie szukać pomocy?

• Ministerstwo Finansów – sekcja KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl – instrukcje, FAQ, wersje aplikacji.
• Platforma ePUAP – pomoc przy zakładaniu profilu zaufanego na stronie pz.gov.pl.
• Księgowy lub doradca podatkowy.

Podsumowanie

KSeF to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny, ale także szansa na zautomatyzowanie rozliczeń, szybkie wystawianie faktur i uniknięcie błędów podatkowych. Dla korporacji taxi i kierowców kluczowe będzie:

• Uzyskanie profilu zaufanego (lub innej metody uwierzytelnienia);
• Wdrożenie systemu wystawiania faktur w KSeF (aplikacja urzędu lub integracja z programem księgowym);
• Zapewnienie, że wszystkie przyjęte płatności B2B są udokumentowane fakturą KSeF;
• Unikanie tradycyjnego papierowego rozliczania, które po kwietniu 2026 r. będzie niezgodne z prawem.

Rozpocznij przygotowania już dziś – dzięki temu w 2026 r. przejdziesz płynnie na nowy, cyfrowy standard i unikniesz ryzyka kar oraz utraty prawa do odliczenia VAT.

Żadna z informacji znajdujących się na tej stronie internetowej nie stanowi porady prawnej lub podatkowej. W celu zasięgnięcia porady w Twojej indywidualnej sytuacji, skontaktuj się z odpowiednim doradcą.